ROBOTS en efficiënte administratie

RPA: What’s in a name

Robots vereenvoudigen jouw administratie. Om dit te begrijpen leggen we jou graag uit wat RPA precies wil zeggen.

RPA is de afkorting voor Robotic Process Automation. Anders gezegd: robot gestuurde proces automatisering.

Robotic: Jij denkt waarschijnlijk aan fysieke robots, maar hier gaat het over software robots. Deze robots zijn in staat om repetitieve handmatige werkzaamheden van mensen over te nemen. 

Proces: Dit zijn processen in je onderneming. Vaak repetitieve, handmatige handelingen.  Taken die moeten gebeuren maar niet echt uitdagend zijn. Indien mensen dit uitvoeren sluipen er vroeg of laat wel foutjes in deze taken. Het gaat dan bijvoorbeeld om administratieve taken zoals het ingeven van inkomende en uitgaande facturen, betalingsherinneringen controleren,…. Allemaal tijdrovende taken die we perfect kunnen automatiseren.

Automation: Automatiseren van processen. Taken die robots uitvoeren. Men programmeert een robot en op basis van algoritmes nemen ze beslissingen. 

RPA: What’s in it for me 

Repetitieve en handmatige taken moeten niet meer uitgevoerd worden door mensen.  Het voordeel is dat deze mensen dan ingeschakeld kunnen bij taken die écht waarde creëren. Daardoor gaat de werkdruk naar beneden en de voldoening bij werknemers is hoger. Robots kunnen continu werken. Je kan er steeds op rekenen. Hierdoor verloopt jouw administratie optimaal en valt deze nooit stil. Het gevolg hiervan is dat er geen menselijke fouten zijn. Er is een hogere betrouwbaarheid.  Administratieve processen krijgen een kortere doorlooptijd. Als resultaat vereenvoudigen robots dus jouw administratie.

Voorwaarden voor RPA 

Om RPA te kunnen toepassen zijn er enkele voorwaarden: Processen zijn gestandaardiseerd met weinig tot geen handelingen. De data worden automatisch en digitaal ingevoerd.  Dankzij RPA win je dus tijd. Het stappenplan om beslissingen te nemen moet op voorhand worden vastgelegd. 

RPA: The ultimate solution. 

RPA is steeds afhankelijk van de input. Daarom is  deze enorm belangrijk. Indien er slechte input, is de output van RPA ook slecht. RPA heeft wel een besparend effect. Zowel op het vlak van tijd als financieel.

RPA: What about administration

Gelukkig behoort handmatig invoeren van facturen tot de verleden tijd. Dankzij artificiële intelligentie worden document gelezen zoals een persoon dat zou doen; De robot voert een leerproces uit en kan documenten steeds beter herkennen. Dankzij algoritmes leest de robot op een correcte manier. De tussenkomst van een persoon is enkel nodig indien er foutmeldingen zijn.  In dit geval wordt de robot bijgestuurd. Zo maakt hij in de toekomst niet opnieuw dezelfde fout. Dus robots vereenvoudigen jouw administratie. RPA gaat de verwerkingstijd van inkomende facturen verkorten.  Met als gevolg een betere financiële administratie.  Hierdoor zal de output ook actueel en betrouwbaar zijn. Met als gevolg: robots en administratie zijn een perfecte match.

We kunnen dus besluiten dat een robot een onderneming op vele vlakken kan helpen.

Ontdek hier hoe jouw onderneming kan geholpen worden op vlak van digitalisering.